Automatizaciones con lógica condicional en Airtable

El mundo de las automatizaciones no para. Está aquí para quedarse y solucionarnos la vida a unos niveles muy bestias. En esta comunidad sentimos pasión por herramientas como Make y todo lo que nos ofrece, pero cada vez más, esas propias herramientas que se conectan con Make o Zapier sacan sus propios flujos de automatizaciones.

Por ejemplo, Airtable, que tiene su propio sistema para automatizar procesos dentro de sus bases de datos. Un sistema que cada vez es más robusto y que nos permite hacer flujos muy interesantes sin necesidad de salir de la propia herramienta.

En este artículo vamos a ver cómo podemos hacer automatizaciones de una base de datos a la que vamos a aplicarle lógica condicional. Una solución más que interesante para darle mucho más vigor a nuestros datos.

Configuramos la base de datos

Lo primero que necesitamos para este ejemplo es una base de datos. Algo sencillo, simplemente vamos a generar un sistema que nos permita verificar si el correo de un usuario es corporativo o de un servicio tipo Gmail u Outlook.

Para ello, vamos a tener dos campos. El primero, donde recogeremos los emails de potenciales clientes, por ejemplo, y, al lado, un campo en el que determinaremos si es corporativo o no.

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Automatizaciones en Airtable

Puedes encontrar el panel de automatizaciones en la parte superior de la interfaz de nuestra base de datos, junto al nombre del proyecto.

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Como en toda automatización, lo primero que necesitamos para activarla es un trigger (disparador), que desencadenará todo. Podemos determinar que este trigger se ejecute cuando se haya creado un registro o que se haya actualizado. Podemos buscar un registro en base a un parámetro concreto, recibir un webhook, programar el escenario…

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En nuestro caso, vamos a arrancar esta automatización una vez creamos el registro para que, rápidamente, nos determine qué tipo de email es.

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Lo siguiente que vamos a configurar es la acción por defecto que se realizará cuando se active ese trigger. En nuestro caso, lo que queremos es que actualice ese registro (update record).

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Podemos comprobar si este trigger funciona correctamente en “Test step” y eligiendo si queremos que lo haga con un registro que seleccione la herramienta o determinar nosotros el registro.

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Para configurar la acción que queremos ejecutar, seleccionamos, primero, la tabla donde está el registro y, donde nos pide el RecordID, lo sacamos del primer módulo, el trigger.

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Por último, lo que necesitamos es definir la acción. Para ello, en el apartado “Fields”, elegimos el campo de “Corporativo” y ponemos la palabra “Corporativo”, o lo que tú consideres. Por defecto, por tanto, los correos van a ser todos así, corporativos. Pero ahora necesitamos hacer la comprobación pertinente para ver si es realmente así o no.

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Para hacer esta comprobación, lo que vamos a sacar es una acción condicional, que pondremos dentro del propio flujo de la automatización.

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Cuando pulsamos sobre esta acción condicional, lo que nos va a pedir primero es que establezcamos esa condición. En este ejemplo vamos a decirle que, siempre que el correo contenga Gmail.com u Outlook.com se ejecute la acción correspondiente.

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Para configurar la acción que se lanzará si se cumple esta condición, debemos de pulsar sobre “+Add action” y determinar lo que queremos, en nuestro ejemplo que actualice el registro y le añada “No corporativo” en el campo correspondiente. Se hace de la misma manera como configuramos la acción anterior, es decir, le indicamos que el ID lo coja del primer módulo de trigger y seleccionamos el campo a modificar.

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Una vez que lo hemos configurado todo, podemos pulsar en “Generate a preview” para comprobar que todo funciona correctamente.

Y con esto, hemos terminado de preparar nuestra automatización con lógica condicional. Ahora, una vez que activemos esta automatización, se ejecutará siempre que creemos el registro.

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Podemos probar para ver si todo es correcto…

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Y lo tenemos. Como puedes ver, el propio Airtable ha ejecutado esta automatización que nos puede resultar de gran utilidad. En este caso, el ejemplo que hemos tratado es algo sencillo, pero las posibilidades que se abren para jugar con este tipo de filtros condicionales es ilimitada.

Si os animáis a probarlo, estaré encantado de que compartáis vuestros casos concretos por la comunidad.

¡Nos vemos!

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