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Notion es la mejor herramienta nocode de organización de vida personal y empresarial
¿Eres de Excel o de Sheets? Esta pregunta, antes de la irrupción del NoCode, podía ser un “¿qué prefieres: mamá o papá? Pero… con la llegada del NoCode, la trasladaremos a nuestro campo: ¿Eres de Notion o de Airtable?
Si no sabes de lo que te estoy hablando, quizás hayas llegado hasta aquí porque has buscado cosas relacionadas con la productividad, bases de datos, control financiero, CRM, hacer páginas webs…
Espera, espera… Que te estoy viendo la cara. ¿Estás pensando que cómo pueden todas esas keywords llevarte a un mismo contenido si no tienen nada que ver? Pues lo cierto es que sí.
Te presento a Notion, la herramienta con la que dejarás de procrastinar y empezarás a tener algo más de orden en tu vida.
Notion nos va a ayudar a hacer bases de datos, a llevar el control de nuestras semanas, a planificar un viaje, a gestionar nuestras finanzas, a tener etiquetados a nuestros clientes, a confeccionar un segundo cerebro o una wiki de otro nivel e, incluso, a hacer páginas web completamente funcionales.
¿No te lo crees? Pues vamos a empezar este curso y megaguía y, cuando la acabemos, me cuentas.
Si hay un concepto que define la organización en Notion es el de minimalismo. Estamos expuestos, a diario, a organizaciones caóticas, sistemas desestructurados y sobredimensionados.
Notion viene a poner paz en toda esa jungla y nos presenta una herramienta funcional, práctica y, sobre todo eso, minimalista, con la que aumentarás increíblemente tu productividad.
Puedes crear tu cuenta directamente desde Google, desde Apple, con tu email corporativo o con el Servicio de inicio de sesión único (SSO) basado en SAML.
Antes de meternos en faena, decirte que Notion tiene una app de escritorio que puedes instalar en tu ordenador. Una vez has creado tu cuenta, puedes encontrarla en el menú superior izquierda:
Sólo tienes que descargar la versión para tu sistema operativo… y listo.
Una vez dentro, vamos a analizar la interfaz. Empezamos por el menú de la izquierda. Lo primero que nos encontramos es las cuentas en las que estamos logueados. Podemos estar en varias y movernos entre ellas.
En este apartado podemos separar nuestras cuentas personales de las profesionales y movernos entre ellas a golpe de click.
Aquí, además, nos aparecerán todas las cuentas en las que hemos sido invitados a colaborar en un workspace o aquellas páginas que nos han compartido.
En el caso de tener una cuenta pro, podemos tener varios usuarios en un mismo espacio de trabajo.
Debajo del listado de cuentas abiertas, tenemos el buscador “quick find”. Este es súper potente porque nos va a permitir encontrar lo que estamos buscando en cualquier parte de todo nuestro contenido.
Además, esta búsqueda la podemos filtrar. Podemos determinar que la palabra que buscamos sólo esté en títulos, también por la persona que ha creado el contenido (siempre que tengamos varios miembros en el Workspace), por una página en concreto o por una fecha o rango de fechas.
Lo siguiente en lo que nos vamos a detener en esta columna de la izquierda es la opción de settings and members.
En primer lugar tenemos opciones relacionadas con nuestra propia cuenta. Aquí vamos a poder cambiar nuestro nombre, el avatar, la contraseña e, incluso, hacer log out o borrar nuestra cuenta (ojo con esto).
En segundo lugar tenemos el apartado de notificaciones y ajustes. Aquí podemos determinar cómo queremos que la herramienta nos mande notificaciones y ajustar parámetros como la apariencia (tema oscuro o claro), dónde queremos que se abra la herramienta cuando accedemos a ella (podemos decirle que nos muestre la última página visitada o que nos muestre la primera página que hay en el sidebar). También podemos indicarle qué tipo de cookies aceptamos.
Seguimos con un apartado interesante, el de las conexiones que podemos configurar. Por defecto nos sale una pequeña muestra, pero podemos conectar herramientas como Trello, Slack, Figma, Google Drive…
El siguiente apartado se refiere al idioma. En el momento en el que hago este curso, todavía el español no está entre las opciones. Aquí también podemos determinar que las semanas comiencen en lunes siempre que hagamos una vista de calendario. Los calendarios los veremos más adelante.
Dentro de la sección earn credits, podemos ver maneras de obtener créditos que luego podremos canjear, de manera proporcional, por una suscripción pro.
El resto de opciones se refiere al workspace en el que estamos trabajando. Estas opciones dependerán de si somos el creador del mismo o hemos sido invitados a uno, como puedes ver en las imágenes siguiente:
Vamos a centrarnos en la primera de ellas, en el caso de que seamos los creadores del workspace en cuestión.
Como puedes ver en la imagen anterior, en el primer apartado de settings podemos configurar datos de nuestro workspace, de una manera muy similar a cómo lo hacíamos anteriormente en el apartado de my account.
Aquí, además, podemos determinar el dominio que estamos usando para compartir nuestras página y cambiarlo, si así lo deseamos.
También podremos exportar el contenido de nuestra página.
Podemos hacerlo en formato PDF, HTML o como CSV con markdowns.
Además, podemos determinar si queremos compartir todo el contenido o restringir que no se descarguen las imágenes y archivos.
El siguiente apartado se refiere a los miembros del workspace. Sólo habrá más de uno (es decir, de nosotros mismos), en el caso de que tengamos una cuenta pro. Aquí, además, podemos darle roles a estos usuarios.
El resto de opciones son:
Una vez analizados los ajustes, lo siguiente que nos encontramos en nuestro menú de la izquierda son las diferentes páginas que tendremos en nuestro workspace o en los workspaces que tengamos abiertos.
Hay dos tipos de páginas: las páginas privadas (las que nos pertenecen) y las compartidas (aquellas a las que hemos sido invitados). También aquí estarán nuestras páginas favoritas.
Cada página en el listado tiene dos botones, uno de tres puntos y el +. Al darle a los tres puntos nos aparece un menú en el que podremos borrar, añadir la página a favoritos, duplicarla, copiar el link, renombrarla o moverla de ubicación para que dependa de otra página.
En el botón del + podemos crear subpáginas que dependen de un nivel superior. Al crear esas subpáginas, estas irán apareciendo por debajo, como si fuese una tabla de contenidos.
Las páginas y sus estructuras las iremos viendo más adelante. De momento, sólo necesitamos saber que desde este apartado podemos ver el índice de páginas que tenemos, podemos crearlas y manipularlas.
Los templates en Notion nos van a permitir acceder a plantillas ya creadas para un determinado propósito y que nos pueden ahorrar mucho tiempo.
Puedes bucear por la extensa galería de templates que hay en Notion. Es posible que alguno se adapte a lo que estás buscando crear.
Por último, en este menú lateral izquierdo, tenemos la opción de Import, para traernos un proyecto desde otra herramienta.
Trash es la papelera a la que van los archivos que hemos borrado.
En esta barra, en la parte izquierda, lo primero que nos encontraremos es la “miga de pan” de la página en la que estemos. Es decir, el camino que iremos trazando hasta llegar a una determinada página y que nos permitirá navegar y saber en qué lugar nos encontramos
Lo siguiente que veremos, ya en la parte derecha, son las opciones de compartir. Podemos invitar a quien queramos a la página a través de un link o por email. Además podremos determinar qué tipo de permisos le otorgamos a la persona a la que compartimos la página y si el link expira en algún momento.
En el caso de que vayamos a hacer una web, y estemos en el plan pro, podemos determinar desde aquí que la página sea indexada por los buscadores.
Un paso más hacia la derecha nos encontramos el listado de modificaciones que hemos ido realizando en esa página. Súper útil para volver sobre nuestros pasos en caso de lío.
En esta barra superior también podemos marcar una página como favorita.
Por último, tenemos los tres puntitos que nos despliega un menú en el que podemos hacer varias cosas. Por ejemplo cambiar la letra, el tamaño del texto, determinar que el ancho de la pantalla sea completo (lo veremos más adelante) o mover la página como subpágina de otra página
También podremos customizar algunos aspectos de nuestra página como, por ejemplo determinar de qué manera se van a ver los comentarios o los backlinks (aquellos enlaces que apuntan a esa página).
Más cositas de este menú. Desde aquí podremos bloquear la página para que no admita modificaciones, copiar el link a la página (las opciones de compartir las teníamos en el menú share), abrir la página en la app de escritorio (si estamos visualizándola desde el navegador), el historial de la página (sólo para planes pro), mostrar las páginas que han sido borradas o borrar la página.
También podremos importar contenido desde alguna otra herramienta, como ya veíamos en la barra izquierda en la parte inferior) o exportar el contenido de la página (que podremos hacerlo como CSV, HTML o PDF)
Por último, en la parte inferior nos muestra el contador de palabras que hay en la página y quién la ha editado por última vez.
Bueno… ¿qué te ha parecido la interfaz de Notion? Sencilla, ¿no? Y minimalista también. Ese será el concepto principal que nos acompañará en nuestro viaje por la herramienta.
Una vez sabemos cuál será el espacio en el que vamos a navegar, toca subirse al barco y comenzar el viaje. ¡Vámonos!
Nos ponemos el mono de trabajo. Vamos a crear nuestra primera página y, para ello, podemos ir a dos sitios diferentes. Podemos crear una página en la parte superior del listado de páginas que tendremos en la barra izquierda, pulsando el botón de +. También podemos crear una página nueva en la parte inferior, donde pone “+ New page”
¿Cuál es la diferencia entre ambas opciones? La primera de ellas es que si utilizas el primer método te abre esa nueva página a pantalla completa y el segundo lo hace de manera flotante, como puedes ver en la imagen de abajo.
Pero la principal diferencia es que si creas la página con el primer método, por defecto la incluye directamente en el listado de páginas como una página de nivel superior. Sin embargo, al crearla desde el botón inferior, podrás ubicar esa página en el lugar que consideres.
Una vez creada, nos encontraremos esto:
Vamos a ir viendo paso a paso qué podemos hacer aquí. Después de nombrar la página con el título que consideremos, y lo primero que haremos será determinar qué tipo de página vamos a crear:
Bien, pues vamos a confeccionar nuestra página. Partimos de una vacía con icono. A esta página le podemos poner un cover en la parte superior. Te lo recomiendo porque quedan muy resultones. Estos cover los podemos sacar al pasar el curso sobre la zona que está debajo del icono y encima del título. (Aquí también se pueden añadir los comentarios)
Una vez creamos el cover, Notion nos pone uno por defecto. Este podemos cambiarlo y reposicionarlo.
Para cambiar este cover, podemos utilizar varias opciones como seleccionar uno de la galería de Notion (degradados, imágenes de librería…), subir una imagen desde nuestro equipo, copiar el enlace a otra imagen que encontremos en la web o utilizar Unsplash (una librería de imágenes gratuitas súper potente y súper cuidada).
Vale, ya tenemos listo el aspecto que lucirá nuestra parte superior. Ahora toca determinar la estructura de la pagina en sí.
Las páginas en Notion funcionan con bloques de contenido, cada uno de una tipología. Por ejemplo, si ponemos un título, un párrafo y una imagen, cada uno de ellos es un bloque que podemos mover y reposicionar.
Como puedes ver, por defecto, Notion nos muestra el contenido dentro de una sección centrada, con márgenes amplios a los lados y a una columna. ¿Cómo podemos cambiarlo?
Lo primero, si queremos que la pantalla se muestre a un ancho más amplio, nos iremos a los tres puntitos de arriba y elegiremos la opción “Full width”. De este modo, el contenido se distribuirá a todo el ancho de la pantalla.
¿Y si queremos un grid de más columnas? Fácil. Simplemente deberemos arrastrar el bloque que queremos poner en la columna siguiente arrastrándolo al lateral del bloque que ocupará la columna anterior. ¿Trabalenguas? Lo puedes puedes ver fácilmente en la imagen de debajo.
De esta manera podremos crear las columnas que queramos y hacer el grid que mejor nos convenga, creando diseños muy chulos y versátiles.
Esto coge forma, ¿verdad? Pues vamos a ver ahora qué tipo de bloques podemos insertar en nuestra página.
Para crear un nuevo bloque en Notion, movemos el cursor y nos aparecerá el icono de + en la parte izquierda. Al pulsar sobre él nos saldrán todos los bloques disponibles. También podemos sacar este menú pulsando en el teclado en /
¿Qué es y para qué sirve?
Notion es la mejor herramienta nocode de organización de vida personal y empresarial.
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