Notion es la mejor herramienta nocode de organización de vida personal y empresarial
¿Eres de Excel o de Sheets? Esta pregunta, antes de la irrupción del NoCode, podía ser un “¿qué prefieres: mamá o papá? Pero… con la llegada del NoCode, la trasladaremos a nuestro campo: ¿Eres de Notion o de Airtable?
Si no sabes de lo que te estoy hablando, quizás hayas llegado hasta aquí porque has buscado cosas relacionadas con la productividad, bases de datos, control financiero, CRM, hacer páginas webs…
Espera, espera… Que te estoy viendo la cara. ¿Estás pensando que cómo pueden todas esas keywords llevarte a un mismo contenido si no tienen nada que ver? Pues lo cierto es que sí.
Te presento a Notion, la herramienta con la que dejarás de procrastinar y empezarás a tener algo más de orden en tu vida.
Notion nos va a ayudar a hacer bases de datos, a llevar el control de nuestras semanas, a planificar un viaje, a gestionar nuestras finanzas, a tener etiquetados a nuestros clientes, a confeccionar un segundo cerebro o una wiki de otro nivel e, incluso, a hacer páginas web completamente funcionales.
¿No te lo crees? Pues vamos a empezar este curso y megaguía y, cuando la acabemos, me cuentas.
Si hay un concepto que define la organización en Notion es el de minimalismo. Estamos expuestos, a diario, a organizaciones caóticas, sistemas desestructurados y sobredimensionados.
Notion viene a poner paz en toda esa jungla y nos presenta una herramienta funcional, práctica y, sobre todo eso, minimalista, con la que aumentarás increíblemente tu productividad.
Puedes crear tu cuenta directamente desde Google, desde Apple, con tu email corporativo o con el Servicio de inicio de sesión único (SSO) basado en SAML.
Antes de meternos en faena, decirte que Notion tiene una app de escritorio que puedes instalar en tu ordenador. Una vez has creado tu cuenta, puedes encontrarla en el menú superior izquierda:
Sólo tienes que descargar la versión para tu sistema operativo… y listo.
Una vez dentro, vamos a analizar la interfaz. Empezamos por el menú de la izquierda. Lo primero que nos encontramos es las cuentas en las que estamos logueados. Podemos estar en varias y movernos entre ellas.
En este apartado podemos separar nuestras cuentas personales de las profesionales y movernos entre ellas a golpe de click.
Aquí, además, nos aparecerán todas las cuentas en las que hemos sido invitados a colaborar en un workspace o aquellas páginas que nos han compartido.
En el caso de tener una cuenta pro, podemos tener varios usuarios en un mismo espacio de trabajo.
Debajo del listado de cuentas abiertas, tenemos el buscador “quick find”. Este es súper potente porque nos va a permitir encontrar lo que estamos buscando en cualquier parte de todo nuestro contenido.
Además, esta búsqueda la podemos filtrar. Podemos determinar que la palabra que buscamos sólo esté en títulos, también por la persona que ha creado el contenido (siempre que tengamos varios miembros en el Workspace), por una página en concreto o por una fecha o rango de fechas.
Lo siguiente en lo que nos vamos a detener en esta columna de la izquierda es la opción de settings and members.
En primer lugar tenemos opciones relacionadas con nuestra propia cuenta. Aquí vamos a poder cambiar nuestro nombre, el avatar, la contraseña e, incluso, hacer log out o borrar nuestra cuenta (ojo con esto).
En segundo lugar tenemos el apartado de notificaciones y ajustes. Aquí podemos determinar cómo queremos que la herramienta nos mande notificaciones y ajustar parámetros como la apariencia (tema oscuro o claro), dónde queremos que se abra la herramienta cuando accedemos a ella (podemos decirle que nos muestre la última página visitada o que nos muestre la primera página que hay en el sidebar). También podemos indicarle qué tipo de cookies aceptamos.
Seguimos con un apartado interesante, el de las conexiones que podemos configurar. Por defecto nos sale una pequeña muestra, pero podemos conectar herramientas como Trello, Slack, Figma, Google Drive…
El siguiente apartado se refiere al idioma. En el momento en el que hago este curso, todavía el español no está entre las opciones. Aquí también podemos determinar que las semanas comiencen en lunes siempre que hagamos una vista de calendario. Los calendarios los veremos más adelante.
Dentro de la sección earn credits, podemos ver maneras de obtener créditos que luego podremos canjear, de manera proporcional, por una suscripción pro.
El resto de opciones se refiere al workspace en el que estamos trabajando. Estas opciones dependerán de si somos el creador del mismo o hemos sido invitados a uno, como puedes ver en las imágenes siguiente:
Vamos a centrarnos en la primera de ellas, en el caso de que seamos los creadores del workspace en cuestión.
Como puedes ver en la imagen anterior, en el primer apartado de settings podemos configurar datos de nuestro workspace, de una manera muy similar a cómo lo hacíamos anteriormente en el apartado de my account.
Aquí, además, podemos determinar el dominio que estamos usando para compartir nuestras página y cambiarlo, si así lo deseamos.
También podremos exportar el contenido de nuestra página.
Podemos hacerlo en formato PDF, HTML o como CSV con markdowns.
Además, podemos determinar si queremos compartir todo el contenido o restringir que no se descarguen las imágenes y archivos.
El siguiente apartado se refiere a los miembros del workspace. Sólo habrá más de uno (es decir, de nosotros mismos), en el caso de que tengamos una cuenta pro. Aquí, además, podemos darle roles a estos usuarios.
El resto de opciones son:
Una vez analizados los ajustes, lo siguiente que nos encontramos en nuestro menú de la izquierda son las diferentes páginas que tendremos en nuestro workspace o en los workspaces que tengamos abiertos.
Hay dos tipos de páginas: las páginas privadas (las que nos pertenecen) y las compartidas (aquellas a las que hemos sido invitados). También aquí estarán nuestras páginas favoritas.
Cada página en el listado tiene dos botones, uno de tres puntos y el +. Al darle a los tres puntos nos aparece un menú en el que podremos borrar, añadir la página a favoritos, duplicarla, copiar el link, renombrarla o moverla de ubicación para que dependa de otra página.
En el botón del + podemos crear subpáginas que dependen de un nivel superior. Al crear esas subpáginas, estas irán apareciendo por debajo, como si fuese una tabla de contenidos.
Las páginas y sus estructuras las iremos viendo más adelante. De momento, sólo necesitamos saber que desde este apartado podemos ver el índice de páginas que tenemos, podemos crearlas y manipularlas.
Los templates en Notion nos van a permitir acceder a plantillas ya creadas para un determinado propósito y que nos pueden ahorrar mucho tiempo.
Puedes bucear por la extensa galería de templates que hay en Notion. Es posible que alguno se adapte a lo que estás buscando crear.
Por último, en este menú lateral izquierdo, tenemos la opción de Import, para traernos un proyecto desde otra herramienta.
Trash es la papelera a la que van los archivos que hemos borrado.
En esta barra, en la parte izquierda, lo primero que nos encontraremos es la “miga de pan” de la página en la que estemos. Es decir, el camino que iremos trazando hasta llegar a una determinada página y que nos permitirá navegar y saber en qué lugar nos encontramos
Lo siguiente que veremos, ya en la parte derecha, son las opciones de compartir. Podemos invitar a quien queramos a la página a través de un link o por email. Además podremos determinar qué tipo de permisos le otorgamos a la persona a la que compartimos la página y si el link expira en algún momento.
En el caso de que vayamos a hacer una web, y estemos en el plan pro, podemos determinar desde aquí que la página sea indexada por los buscadores.
Un paso más hacia la derecha nos encontramos el listado de modificaciones que hemos ido realizando en esa página. Súper útil para volver sobre nuestros pasos en caso de lío.
En esta barra superior también podemos marcar una página como favorita.
Por último, tenemos los tres puntitos que nos despliega un menú en el que podemos hacer varias cosas. Por ejemplo cambiar la letra, el tamaño del texto, determinar que el ancho de la pantalla sea completo (lo veremos más adelante) o mover la página como subpágina de otra página
También podremos customizar algunos aspectos de nuestra página como, por ejemplo determinar de qué manera se van a ver los comentarios o los backlinks (aquellos enlaces que apuntan a esa página).
Más cositas de este menú. Desde aquí podremos bloquear la página para que no admita modificaciones, copiar el link a la página (las opciones de compartir las teníamos en el menú share), abrir la página en la app de escritorio (si estamos visualizándola desde el navegador), el historial de la página (sólo para planes pro), mostrar las páginas que han sido borradas o borrar la página.
También podremos importar contenido desde alguna otra herramienta, como ya veíamos en la barra izquierda en la parte inferior) o exportar el contenido de la página (que podremos hacerlo como CSV, HTML o PDF)
Por último, en la parte inferior nos muestra el contador de palabras que hay en la página y quién la ha editado por última vez.
Bueno… ¿qué te ha parecido la interfaz de Notion? Sencilla, ¿no? Y minimalista también. Ese será el concepto principal que nos acompañará en nuestro viaje por la herramienta.
Una vez sabemos cuál será el espacio en el que vamos a navegar, toca subirse al barco y comenzar el viaje. ¡Vámonos!
Nos ponemos el mono de trabajo. Vamos a crear nuestra primera página y, para ello, podemos ir a dos sitios diferentes. Podemos crear una página en la parte superior del listado de páginas que tendremos en la barra izquierda, pulsando el botón de +. También podemos crear una página nueva en la parte inferior, donde pone “+ New page”
¿Cuál es la diferencia entre ambas opciones? La primera de ellas es que si utilizas el primer método te abre esa nueva página a pantalla completa y el segundo lo hace de manera flotante, como puedes ver en la imagen de abajo.
Pero la principal diferencia es que si creas la página con el primer método, por defecto la incluye directamente en el listado de páginas como una página de nivel superior. Sin embargo, al crearla desde el botón inferior, podrás ubicar esa página en el lugar que consideres.
Una vez creada, nos encontraremos esto:
Vamos a ir viendo paso a paso qué podemos hacer aquí. Después de nombrar la página con el título que consideremos, y lo primero que haremos será determinar qué tipo de página vamos a crear:
Bien, pues vamos a confeccionar nuestra página. Partimos de una vacía con icono. A esta página le podemos poner un cover en la parte superior. Te lo recomiendo porque quedan muy resultones. Estos cover los podemos sacar al pasar el curso sobre la zona que está debajo del icono y encima del título. (Aquí también se pueden añadir los comentarios)
Una vez creamos el cover, Notion nos pone uno por defecto. Este podemos cambiarlo y reposicionarlo.
Para cambiar este cover, podemos utilizar varias opciones como seleccionar uno de la galería de Notion (degradados, imágenes de librería…), subir una imagen desde nuestro equipo, copiar el enlace a otra imagen que encontremos en la web o utilizar Unsplash (una librería de imágenes gratuitas súper potente y súper cuidada).
Vale, ya tenemos listo el aspecto que lucirá nuestra parte superior. Ahora toca determinar la estructura de la pagina en sí.
Las páginas en Notion funcionan con bloques de contenido, cada uno de una tipología. Por ejemplo, si ponemos un título, un párrafo y una imagen, cada uno de ellos es un bloque que podemos mover y reposicionar.
Como puedes ver, por defecto, Notion nos muestra el contenido dentro de una sección centrada, con márgenes amplios a los lados y a una columna. ¿Cómo podemos cambiarlo?
Lo primero, si queremos que la pantalla se muestre a un ancho más amplio, nos iremos a los tres puntitos de arriba y elegiremos la opción “Full width”. De este modo, el contenido se distribuirá a todo el ancho de la pantalla.
¿Y si queremos un grid de más columnas? Fácil. Simplemente deberemos arrastrar el bloque que queremos poner en la columna siguiente arrastrándolo al lateral del bloque que ocupará la columna anterior. ¿Trabalenguas? Lo puedes puedes ver fácilmente en la imagen de debajo.
De esta manera podremos crear las columnas que queramos y hacer el grid que mejor nos convenga, creando diseños muy chulos y versátiles.
Esto coge forma, ¿verdad? Pues vamos a ver ahora qué tipo de bloques podemos insertar en nuestra página.
Para crear un nuevo bloque en Notion, movemos el cursor y nos aparecerá el icono de + en la parte izquierda. Al pulsar sobre él nos saldrán todos los bloques disponibles. También podemos sacar este menú pulsando en el teclado en /
Como comentaba anteriormente, estos bloques funcionan como entidades independientes dentro de la página y los podemos colocar y reposicionar donde queramos en cualquier moment.
Vamos al turrón. Empezamos por los bloques básicos que vamos a encontrarnos en Notion
Los bloques que contienen texto, además, podemos cambiar su color y resaltarlos.
¿Qué te han parecido estos bloques? Si empiezas a dejar volar la mente se pueden hacer muchas cosas, ¿verdad? Pues todavía no hemos hecho nada más que empezar. Seguimos.
Los siguientes bloques que tenemos se llaman inline.
Aquí nos encontramos:
Nos van a permitir insertar archivos de media.
Vamos a ver ahora una serie de bloques que pueden ser considerados como algo más avanzados. Al fin y al cabo, Notion los considera así 😛
Más bloques interesantes avanzados. Desde aquí podemos crear bloques que se dividan en más columnas. Antes veíamos que se puede hacer arrastrando un contenido al lateral del que queremos poner conjunto. Con estos bloques podemos hacerlo directamente.
Por ejemplo, combinando estos bloques de columnas con el anterior de contenido sincronizado, podemos crear esos footer o navbars que mencionábamos anteriormente.
Esto es interesante porque, si has llegado hasta aquí, ya habrás podido imaginar muchas opciones de combinación de estos bloques para hacer maquetaciones muy interesantes y minimalistas.
Estos bloques nos van a permitir embeber contenido de una cantidad muy interesante de herramientas
Te recomiendo que les eches una ojeada y explores qué opciones de visualización nos ofrece Notion para cada una de estas herramientas.
Hemos acabado con estos bloques de contenido. Vamos a la joya de la corona: las bases de datos.
Notion es una herramienta tremendamente versátil, principalmente, por todo lo que se puede hacer con sus bases de datos.
*Inciso. Para el que no sepa que es una base de datos. Se trata de un conjunto de datos que agruparemos en base a unos criterios. Por ejemplo: si tenemos una lista de tareas, cada fila de esa base de datos será una tarea que tendrá una serie de atributos (tiempo de ejecución, descripción de la tarea, tipo de tarea, persona a la que se le asigna esa tarea…)
¿Cómo creamos una base de datos? Podemos hacerlo de varias maneras.
En esta opción vemos que tenemos diferentes tipos de bases de datos. No te preocupes. Las vamos a ver todas. Sólo vamos a hacer una distinción entre las opciones view, inline y full page.
“Y, oye. ¿Hay alguna diferencia?” Pues realmente poca. Porque, como has visto, cuando creas una tabla, da igual el tipo, son lo mismo.
La diferencia reside en cómo trabajamos con ellas. Full page, ya sabes, no admite ningún bloque más en esa página, nada más que la tabla. Inline es un bloque más dentro de la página.
Bien, ya conocemos los tipos de tablas… Ahora vamos a hacer nuestra primera tabla. Esta tabla va a ser un gestor de tareas para un equipo de trabajo.
Pues vamos con ello. Creamos la tabla, en este caso la vamos a hacer full page y vamos a ir metiendo campos. Primero el del nombre de la tarea.
Bien, aquí nos vamos a detener. Por defecto, Notion nos va a crear dos campos. Uno de Name y otro de tags. Podemos borrarlos y empezar de cero.
El primer campo es el principal, el que identifica la fila y le da identidad. Ojo con esto, porque será un campo tremendamente importante. En nuestro caso le cambiamos el nombre para identificar la tarea.
Una cosa que tienes que tener en cuenta también es que al crear un registro en una tabla, estás creando, además, una subpágina nueva. Esta subpágina no la vas a ver en la raíz del menú de la parte izquierda, pero funciona igual que el resto de páginas, como puedes ver en la imagen.
Como ves, en la cabecera de esta página tendremos el nombre de la misma, que corresponde al primer campo de la tabla (de ahí su importancia) y, debajo, irán saliendo todos los campos que tenemos en esa tabla. Ahora mismo no tenemos más que el campo de tags, que no hemos configurado ni rellenado, pero te muestro en la imagen de debajo otro ejemplo.
Debajo de todos los campos que tenemos, en esta página podemos insertar cualquier bloque que queramos. En la siguiente imagen puedes verlo.
Podemos, incluso, crear un template de esta página y replicarlo como queramos. Simplemente, antes de insertar contenido, tenemos esta opción
Al darle, nos saldrá algo como en la imagen siguiente, en la que podemos meter lo que queramos dentro de ese template.
Después, cuando abramos esa página del registro correspondiente, tendremos el template disponible para que podamos usarlo.
Vale. Ya hemos creado nuestra tabla, ya hemos visto que cada registro es una página y que cada una de esas páginas puede contener, a su vez, la información y el contenido que queramos.
¿Te ha explotado ya la cabeza? Espera, porque vamos a ir viendo los campos que podemos ir insertando en nuestra tabla.
Antes de seguir construyendo, debemos de conocer con qué ladrillos contamos. Vamos a ver los tipos de campos que tenemos en nuestra tabla.
Estos campos se conocen como “property” dentro de nuestra base de datos.
Lo primero, para insertar nuevos campos, lo hacemos pulsando en el + que encontramos en la parte superior derecha.
Si queremos modificar el tipo de campo, en este caso el de Tags, pulsamos sobre él y lo cambiamos donde pone “Type”. En “Edit property” también podemos cambiar el tipo de campo y, además, renombrarlo. En ambos casos vemos más opciones. Por ejemplo podemos ocultarlo de la vista en la tabla, duplicar esta propiedad o borrarla. También podemos ordenarla y filtrarla. Lo veremos más adelante. La última de las opciones “Wrap column” nos permite “envolver” el contenido, cuando este es extenso, y se pueda visualizar de manera cómoda.
Ahora sí. Vamos con los diferentes campos que podemos insertar en las tablas.
En el caso de los porcentajes, si los volvemos a pasar a número con decimales quedaría así.
Ya veremos como podemos manipular los números con las fórmulas. Pero antes, quiero seguir deteniéndome en este campo de número. Podemos, además, crear un pequeño gráfico de evolución en forma de línea o de círculo. Por ejemplo, en este caso de la tarea, podemos determinar el grado de ejecución de la misma de forma gráfica.
¿Cómo lo hacemos? Indicando un número, seleccionando una de estas vistas y poniendo un divisor, en nuestro caso hemos marcado 100. Podemos, además, mostrar u ocultar el número. Muy chulo, ¿verdad?
Cuando insertamos una fecha, también tenemos varias opciones. Podemos marcar una fecha de inicio y fin para establecer rangos. Podemos incluir la hora y, de nuevo, podemos determinar el formato de esa fecha y la zona horaria.
Estos campos son muy interesantes y por eso merecen su propio apartado. Gracias a ellos vamos a poder relacionar tablas y extraer información de ellas en otras tablas. Muy útil.
¿Has usado o usas Airtable? Bueno pues esto vendría a ser algo así como los campos “link to another record” y “lookup” de Airtable.
Una vez creamos este campo y elegimos la tabla que vamos a relacionar, podemos determinar si queremos que esta relación se muestre también en la tabla a la que nos hemos conectado. Normalmente y en la mayoría de casos siempre vamos a querer que esta relación sea recíproca.
Una vez la creamos, al pulsar sobre este campo nos saldrá el listado de ítems de la tabla relacionada, para que podamos vincular un campo con otro.
Al hacerlo, ya las tenemos vinculadas. Genial. Pero ahora, quizás queramos también que gracias a esta relación nos traigamos la información de determinados campos o properties de esa tabla relacionada. Pues para eso utilizaremos el campo de rollup.
Como puedes ver, con este campo nos hemos traído los datos de los programas que vamos a utilizar para ese contenido concreto que hemos relacionado con la tarea “Grabar vídeo”.
¿Qué te parece? Brutal, ¿no? Vamos a seguir con los campos de estado
Otro campo interesante es el campo de estado. Con esta property vamos a poder determinar en qué fase se encuentra un proceso.
Vale, mucha tela que cortar aquí. Empezamos por la manera de visualizar estos estados. Podemos hacerlo con las etiquetas que has visto arriba o con un checkbox.
Después están los niveles que tenemos de estado de la tarea. Como ves, tenemos tres: to-do, in progress y complete. Dentro de cada uno de estos niveles, además, podemos tener diferentes estados. Una locura.
De esta manera podemos tener diferentes estados con los que, a su vez, podemos jugar. Muy útil, ¿verdad?
La verdadera potencia de Notion y sus bases de datos empiezan cuando empezamos a filtrar y a agrupar los registros en función de un parámetro.
La diferencia reside en que, cuando filtramos, lo hacemos dentro de la misma tabla, a la que le aplicamos un filtro y esta tabla sólo muestra los registros que coinciden con ese filtro.
Sin embargo, cuando agrupamos, lo que hacemos es eso.. grupos en base a un parámetro.
Aquí, además, podemos determinar si hay alguno de los parámetros que no queremos que se incluyan en este grupo, simplemente desmarcándolo en el botón del ojo.
Para crear un filtro, lo hacemos desde el botón que pone “Filter”, en la parte superior derecha. Para hacer un grupo, accedemos a los tres puntitos que hay en esa parte superior derecha y marcamos la opción de Group.
Volvamos a los filtros. Estos podemos hacerlos mucho más avanzados aplicando reglas. Para sacarlas, al sacar el filtro, pulsamos sobre los tres puntitos y accedemos a advanced filter. Por ejemplo podemos aplicar una regla como la que ves en la imagen.
¿Recuerdas cuando hablábamos antes del bloque de vista de tabla? Pues unido a estos filtros es súper potente. Podemos crear vistas de una tabla en diferentes partes de nuestra página y filtrarlas como queramos. Ese filtro sólo se verá en esa vista. De este modo, por ejemplo, podremos hacer tableros de tareas personalizados para cada miembro del equipo.
Hasta ahora hemos trabajado siempre con la misma vista, la vista de tabla. Pero Notion nos ofrece una serie de vistas que podemos utilizar y que son tremendamente interesantes.
Estas vistas podemos crearlas, directamente, cuando sacamos un bloque de tabla, ya sabes, pulsando en el + o pulsando /
Estas vistas para una base de datos también podemos sacarlas dentro de la misma tabla. Como ves, las vistas se van creando como pestañas dentro de esa base de datos.
Podemos colocar estas nuevas vistas, como has visto antes, en pestañas o hacer vistas separadas que coloquemos a lo largo de una página, o en diferentes layouts, por ejemplo, en varias columnas.
También podemos convertir una vista ya existente en otra. Lo podemos hacer pulsando sobre el nombre de la vista, dándole a “Edit view” y, posteriormente, pulsando en layout. Ahí podremos determinar una nueva vista.
Bien, ya hemos visto cómo podemos sacar y crear nuevas vistas para nuestra base de datos. Ahora vamos a ver qué tipos de vista tenemos.
Podemos, además, determinar qué información vamos a mostrar en estos tableros.
También podemos, incluso, crear registros que ya tengan intrínseca la propiedad por la que agrupamos.
Y también podemos reordenar ítems pasándolo de un tablero a otro y, por tanto, cambiándole de estado la propiedad por la que se está ordenando la tabla.
Como puedes ver en la imagen de arriba, podemos crear un bloque de una fecha concreta o rangos de fecha. Al igual que antes, si movemos esa fecha o ese rango desde la vista, se modificará el campo de fecha también.
Además, al igual que antes, podemos determinar qué información vamos a incluir en cada tarjeta.
Esta vista es muy interesante para, por ejemplo, visualizar de manera gráfica un planning de tareas.
En este caso, en las tarjetas, no podemos mostrar más información que el nombre en sí del campo en cuestión.
Antes de pasar a los casos prácticos vamos a ver qué podemos hacer con las fórmulas. No las vamos a ver todas. Te invito a que las pruebes y a que repases la documentación de Notion para saber qué hacer con cada una de las opciones que nos ofrece. Pero ahora vamos a ver cómo podemos trabajar con ellas.
En la imagen siguiente verás la pantalla en la que vamos a declarar estas fórmulas. En la parte izquierda tenemos las propiedades de la tabla, es decir, los diferentes campos y las diferentes operaciones que podemos usar. Debajo tendremos las funciones, ahora las veremos. En la parte superior tenemos la casilla donde vamos a escribir la fórmula y en la derecha la descripción del operador y un ejemplo de uso.
Entre las posibilidades que nos encontramos en la parte izquierda de esta ventana tenemos:
Bueno… podemos hacer muchísimas cosas. Pero vamos a ver algún ejemplo.
Lo primero, indicamos el operador, en este caso IF. Este operador nos va a pedir que le demos, primeramente un valor booleano, es decir, si se cumple una condición. Lo siguiente vamos a determinar es qué pasa si se cumple o si no se cumple esta opción.
En nuestro caso la fórmula es esta: if(prop("Tags") == "Done", "Tarea acabada", "Tarea incompleta"). Es decir, si la propiedad tags está marcada como Done, entonces marcaremos el texto “Tarea acabada”, si no es así, será “Tarea incompleta”.
Como puedes ver, utilizamos doble == para decir que ese valor sea igual a algo, en este caso a “Done”. Hay más posibilidades: <= (menor o igual que), >= (mayor o igual que), < (menor que), > (mayor que).
Otra cosa muy importante, si el valor que estamos marcando es un texto, este debe de ir entre “ ”. Si es un número, no va entre comillas.
Para ello, lo que hacemos es, por ejemplo, crear un campo de responsable que uniremos al campo de tarea. Para hacerlo, utilizaremos esta fórmula: concat(prop("Nombre de la tarea"), "-", prop("Responsable")) En ella, como ves, vamos uniendo texto poniendo comas y poniendo el texto que añadamos entre comillas.
Son solo algunos ejemplos de lo que podemos hacer con esto de las fórmulas. Es una pasada, ¿verdad? Pues ahora ya sabes, te recomiendo que pruebes y veas el potencial que tienen.
Ya hemos visto la teoría. Ahora es momento de pasar al rock and roll y ver todo esto en ejemplos prácticos.
En ese ejemplo vamos a ver cómo podemos crear un calendario de contenidos. Vamos a suponer que somos freelance que generamos contenido para terceros.
Gracias a este caso de uso, podremos organizar nuestro contenido por tipo y podremos programar su realización. También podremos contabilizar las horas que dedicamos a cada trabajo para, así, poder facturar la cantidad requerida a final de mes.
En este segundo caso de éxito vamos a confeccionar una calculadora para calcular las cuotas de una hipoteca.
Para hacerlo, vamos a meternos de lleno en el uso de fórmulas. La que he utilizado para llegar al cálculo de la cuota es la siguiente:
👉 prop("Capital a financiar") * pow(1 + prop("Interes mensual bonificado") / 100, 480) * prop("Interes mensual bonificado") / 100 / (pow(1 + prop("Interes mensual bonificado") / 100, 480) - 1)
Durante el vídeo comprenderás por qué hemos usado este cálculo y de dónde lo extraemos.
El último de los casos de uso que vamos a ver es utilizar Notion como una herramienta para documentar los productos que entregamos a nuestros clientes.
En esta ocasión te hablo de la documentación entregada a un cliente tras elaborarle una página web.
Hasta aquí esta primera aproximación a Notion y a todas sus funcionalidades. Hemos hecho una overview de todo lo que nos puede ofrecer esta maravillosa herramienta.
¿Te ha gustado el curso? Para cualquier duda, ¡nos vemos por la comunidad de SharingAway!
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