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Seguramente has tenido la siguiente duda, sobre todo cuando estamos hablando de automatizaciones: ¿merece la pena trabajar con Airtable teniendo una alternativa como Google Sheets?
No te preocupes, es una de las cuestiones más recurrente dentro del ecosistema NoCode a la hora de comparar herramientas. Y, como todo en este mundillo, aquí no queremos más a papá que a mamá ni viceversa.
En este artículo vamos a analizar ambas herramientas valorando sus usos (para qué es más recomendable una y otra) y qué soluciones nos ofrece.
Lo primero que debemos diferenciar es la matriz de cada una de ellas. Es decir, cuando hablamos de Airtable lo estamos haciendo de una base de datos hipervitaminada. Cuando lo hacemos de Google Sheets lo hacemos de una herramienta de hoja de cálculo, que nada tiene que envidiar al Excel y, además, colaborativa y con infinidad de integraciones.
Por tanto, la concepción de ambas herramientas es diferente, pero podemos usarla para fines similares. Gracias a la estructura de tablas, las dos herramientas nos sirven para almacenar datos. Eso sí, precisamente porque la concepción de ambas es diferente, vamos a encontrar que, por ejemplo, en Airtable, tenemos un amplio abanico de campos de diferente tipo que nos van a permitir desencadenar funcionalidades más avanzadas, sobre todo en lo relacionado con las automatizaciones.
Pero… ¿qué otras diferencias encontramos? Vamos a irnos al funcionamiento interno.
Airtable está diseñada como una base de datos relacional. Esto quiere decir que las tablas que conforman una base de datos se pueden relacionar entre sí. Esto permite a los usuarios crear relaciones complejas entre los datos gracias a campos como el “Link to another record” y los “Lookups”.
Por otro lado, Google Sheets es una herramienta más adecuada para tareas más simples y su estructura de hojas de cálculo es más básica. Para establecer relaciones entre las diferentes páginas que tengamos en nuestra hoja, debemos de hacerlo a través de fórmulas, principalmente para hacer cálculos.
Relacionado con lo anterior, y también dependiendo del uso que queramos darle a la herramienta, Airtable nos ofrece una amplia variedad de campos que podemos usar. En este sentido, Airtable tendría una relación más directa con Notion, que funciona de manera similar en sus bases de datos.
Por ejemplo, tenemos la posibilidad de crear campos de Select o Multiselect. Esto nos facilita la segmentación de los datos que vayamos añadiendo.
Tenemos, además, campos muy interesantes, como el de fórmulas, con el que vamos a poder manejar esos datos y crear variantes, por ejemplo, concatenando textos, formateando fechas, añadiendo o quitando datos…
Dentro de Airtable, además, podemos establecer diferentes tipos de vistas de una misma tabla, filtrando y ordenando en función de los parámetros que nosotros queremos. De esta manera, podemos tener la información muy organizada.
Por su parte, en este apartado pierde claramente Google Sheets. En esta herramienta no podemos determinar diferentes tipos de campos, como tenemos en Airtable. Sí que podemos establecer filtros dentro de las columnas de las tablas y realizar acciones condicionales para generar vistas algo más personalizadas.
En este apartado, gracias a herramientas como Make o Zapier, no vamos a tener muchos problemas a la hora de integrar otras herramientas con ambas.
De este modo, y pensando en automatizar procesos, podemos establecer relaciones similares en las dos opciones.
Aquí es importante valorar el uso que vamos a darles a cada una y qué tipo de automatizaciones queremos llevar a cabo. Por ejemplo, imagina que quieres ir creando un listado con todos los pedidos que vas recibiendo, o un listado con los leads que te entran en un formulario. Debes de saber que, en plan free de Airtable, sólo podrás registrar 1.200 filas, mientras que en Google Sheets esto es ilimitado. Lo que convierte, a esta última, en la mejor opción siempre y cuando las bases de datos vayan a ser muy extensas.
Además, desde los datos que tienes en Google Sheets puedes generar reportes en Google Data Studio. Algo que también puedes hacer, eso sí, desde las interfaces de Airtable.
En cuanto a integraciones nativas, ambas herramientas cuentan con un abanico de opciones para poder conectar sin la necesidad de que intermedie un tercero, como Make. De este modo, en Sheets tenemos una biblioteca de extensiones y complementos que vamos a poder instalar y que van a potenciar nuestra hoja.
En Airtable también tenemos esta amplia biblioteca de extensiones y de scripts que vamos a poder pegar a nuestra base de datos.
Un punto a favor para Airtable es que puedes hacer automatizaciones de manera nativa dentro de la propia herramienta, lo que, en función de lo que necesites, puede hacerte ahorrar otras suscripciones.
Aquí, evidentemente, no hay discusión. Google Sheets es una herramienta totalmente gratuita. Sin embargo, Airtable tiene diferentes planes de precio que van incrementando un función de lo que necesitemos. Eso sí, el plan free de Airtable es, en la inmensa mayoría de ocasiones, más que suficiente para cumplir con el propósito que necesitas.
En definitiva. Estamos hablando de dos herramientas que nos ayudan a recopilar datos y que son completamente colaborativas.
Si lo que estás buscando es hacer bases de datos complejas, por ejemplo, un CRM, un sistema de gestión de pedidos, el backend de un producto digital… no hay dudas, la elección debe de ser Airtable.
Si lo que necesitas es sólo almacenar datos y poder automatizarlo con otro tipo de herramientas, sin tener que llevar a cabo opciones de segmentación complejas, te recomiendo que uses Google Sheets.
Notion es la mejor herramienta nocode de organización de vida personal y empresarial.
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