Actualizar muchos registros de Airtable de una vez con Make

Por
Juanjo Espada

Airtable es una herramienta maravillosa. Nos va a salvar la vida en muchas ocasiones, pero, en otras, nos encontramos con ciertas limitaciones que pueden suponernos un auténtico quebradero de cabeza. Una de ellas es cuando nos pasa algo del estilo a esto:

“Bueno, acabo de terminar una base de datos con miles de registros y ahora resulta que el cliente quiere que añada un nuevo campo para meter otra categoría a cada registro”.

Antes de que nos explote la cabeza o recurramos a acciones poco legales contra nuestro cliente… no nos preocupemos. Hay una solución y esta pasa por la automatización.

Algo parecido le pasó a nuestro compañero Jonatan Jiménez. Imaginad, una tabla con miles de registros y tenía que ir poniendo, uno a uno, un campo de ubicación, en este caso de región. Jonatan, que es buen tipo y sosegado, analizó las posibilidades. Y como buena máquina de la automatización que es, pues pensó que el problema se podría solucionar en Make. Y así fue.

Por cierto, Jonatan es nuestro builder en SharingAway y es un auténtico Superman solucionando problemas en empresas utilizando herramientas NoCode. Echa un vistazo a SharingAway Builders por si te interesa.

Spam de valor aparte, vamos a ver cómo podemos solucionar este problema.

Planteamiento del problema en Airtable

Bien. Os pongo otro ejemplo sobre el que vamos a trabajar. Hace tiempo desarrollé una app de fútbol que pretendía ser la Guía Marca del fútbol modesto extremeño. Y tuvimos tirón, ojo. Pero resulta que teníamos una base de datos muy extensa de jugadores, unos 500 registros, más o menos.

Cuando implementé la base de datos de Airtable como backend nos dimos cuenta de la necesidad de poner un campo de categoría para poder jugar con el filtrado de datos.

Como me niego a ir jugador por jugador actualizando la categoría en la que juega su equipo, he seguido el ejemplo que me ha dado Jonatan para actualizarlo todo de golpe.

El escenario de Make con los módulos de Airtable y la magia de la automatización

Lo primero, y prácticamente único, que tenemos que hacer es crear un escenario que, en primer lugar busque los récords que vamos a modificar y que, posteriormente, los actualice.

Una vez hemos apuntado la tabla que queremos que vea, vamos a establecer filtros. Uno por cada categoría. Por ejemplo, quiero que a los equipos CD Badajoz y Extremadura UD se les aplique la categoría de Primera RFEF (que corresponde al selector que tenemos en el campo). Paralelamente, queremos que los equipos que son de Segunda RFEF también reciban esa etiqueta. Y así sucesivamente.

Los filtros quedarían así:

Así podemos poner todas las ramas que queramos a este router en función del número de categorías que tengamos.

Lo último que tenemos que hacer es finalizar el nodo con otro módulo de Airtable, en este caso de Update Record. En el campo ID apuntamos al ID del registro que sacamos del primer módulo y en el campo de categoría escribimos la correspondiente (Primera RFEF, Segunda RFEF…) Listo, lo tenemos. (En este ejemplo, al rellenar un selector, cerciórate bien de que escribes el nombre de la categoría tal y como aparece en Airtable, para evitar fallos)

En el vídeo de arriba puedes ver la magia.

Es sólo un ejemplo de la gran cantidad de tiempo que puede ahorrarnos las integraciones en tareas que pueden ser tediosas.

Espero que este contenido te haya sido de utilidad.

¡Nos vemos por la comunidad!

Juanjo Espada
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